项目案例简介二

以西安豪盛地产管理信息化建设为例

西安豪盛地产是一家以房地产开发为主,并辐射物业、装饰、园林等相关业务的集团化企业。下设 3 个地产公司、 1 个装饰公司、 1 个园林公司、 1 个物资公司、 1 个物业公司(包含多个管理处),还有多个职能部门。豪盛集团是以总工程师为项目总负责,项目部项目经理主抓项目的进度和质量。公司其他职能部门如预算部控制项目预算和成本,招标委员会负责招标与合同,材料公司负责材料的采购供应、人力资源部负责人力资源配备等等。各职能部门的配合由项目总负责和项目经理协调,已形成了以项目为纵向,以职能部门为横向的矩阵式管理结构。这种复杂的管理模式要求项目中各个角色之间分工协作,各角色对项目目标有足够的了解和理解,并进行充分的沟通和协作。随着企业的成长发展,新建项目源源不断,又分布在不同的地点,渐渐地出现了一些管理问题。沟通缺乏效率,项目管理不规范,决策缺少数据支持,原有的管理模式是靠个人的经验、敬业精神,采用手工图表、电话汇报、碰头会议式等方式,这种管理模式已经不能满足精确管理、科学决策的需要了。为企业更长足的发展,提升企业管理水平,豪盛集团 2006 年底决定实施企业项目管理和协同办公信息系统。系统用一周时间部署上线运行,经数据初始化、测试运行到试运行,目前系统运行良好。

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各模块功能应用分析如下:

项目管理模块

豪盛集团将现有的三个建设开发项目、两个装饰工程项目都建立到项目管理系统中。根据系统为项目管理提供的功能,各项目都创建了各自的项目构架,新建了项目的基本信息(项目开始时间、结束时间、负责人等),建立了项目的组织结构,为项目成员分配了项目角色。然后由项目经理进行了项目的计划任务分解,生成了项目的WBS(工作任务分解),项目经理为每个任务分配了负责人,制定了任务的开始截至时间,以便以后任务的跟踪执行。同时,项目经理授权的项目人员应用系统其他功能,管理项目相关的物资、设备、预算、成本、文档、项目风险、项目问题等等诸多因素,全面细致地管理项目。

计划任务管理模块

集团公司每月末都要开月度例会,总结上月的工作,解决项目问题,部署下月工作任务。原来的任务是口头下达到中层负责人,月底检查,常因为人为因素忽略了任务的执行跟踪。目前集团公司的月度计划任务已通过系统下达,任务负责人登录系统就能在首页马上看到他本人的任务安排,随时督促他加紧完成任务。另外因为任务明确的下达到人,有明确的完成时间,所以责任分明。任务部署完成后,任务责任人可以将任务再向下分解,进行任务的汇报,提交任务完成后,由任务下达人进行任务验收。

知识文档管理模块

系统中已建立了豪盛集团的企业知识体系,包含房地产行业规范、政策法规,标准设计图纸,企业规章制度,企业文化,企业宣传,项目文档等等。公司专门派人负责搜集大家共用的信息,已搜集了行业规范、政策法规,标准设计图纸等供企业内部人员分享,并且内部员工的项目文档、论文等,也提供有权限的共享。通过企业知识的管理,积累企业核心知识,并不因人员的流动而流失。

行政办公管理及工作流模块

豪盛集团已形成了内部管理的很多规范流程,于是通过系统将这些流程固化。系统按照流程自动将信息流转到每个节点,流转至用户的待处理事宜中,并且收到信息的用户的手机上就有一条信息提示。用户登录系统的首页就可以看到待处理的事项,点击进入,就可以进行处理,然后继续向下流转。目前,企业通知的下达,项目部材料申请等等都已通过系统工作流来流转,不但方便了不同地点人员的沟通,也使每项工作都能摆到桌面上,不会因为人为因素遗忘或责任不明。

人力资源管理模块

集团人力资源的管理也通过系统进行。新员工进入公司,人力资源部就会建立人员的档案信息,并给人员分配系统的用户账号和密码。员工的考勤信息、员工的工作在系统内都可以方便的查阅,也便于进行人员的绩效考评。以后集团还会加强基础信息维护,对集团的整体人力资源情况进行统计分析,为人力资源规划提供可靠数据。

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